TIKI HUT HOSTAL – PALOMINO CONTRATO

RNT No:35092

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

OBJETIVO. Este documento tiene como objetivo establecer las directrices para el tratamiento de Datos Personales, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, incorporados en el Decreto Único 1074 de 2015, y otras normativas pertinentes

DEFINICIONES. Para la aplicación de esta política, según el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se definen:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de datos personales, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas.

• Aviso de Privacidad: Comunicación del responsable al Titular sobre las políticas de tratamiento de información, acceso a las mismas y las finalidades del Tratamiento de datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.

• Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a personas naturales determinadas o determinables.

• Dato privado: Información íntima o reservada relevante solo para el Titular.

• Datos sensibles: Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento por cuenta del responsable.

• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Transferencia: Envío de Datos Personales a un receptor que también es Responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia. 

• Transmisión: Comunicación de Datos Personales dentro o fuera del territorio colombiano para su tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

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1. APLICACIÓN: Esta política aplica a los Datos Personales registrados en las bases de datos de TIKI HUT PALOMINO, incluyendo huéspedes, visitantes, clientes, proveedores, contratistas, accionistas, inversionistas, empleados y otras partes interesadas. Los datos recolectados pueden incluir:

• Nombres y apellidos

• Tipo y número de identificación

• Nacionalidad y país de residencia

• Fecha de nacimiento y género

• Estado civil y/o relación con menores o personas discapacitadas

• Números de teléfono y correos electrónicos

• Direcciones postales

• Profesión u ocupación

• Empresa y cargo

• Origen y destino

• Motivo del viaje

• Información de tarjetas de crédito

• Datos del titular de la tarjeta

Estos datos pueden almacenarse y procesarse en servidores propios o de terceros bajo cláusulas de confidencialidad.

 

2. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN: Los titulares deben proporcionar información veraz.

TIKI HUT PALOMINO presume la veracidad de los datos y no verifica su autenticidad, salvo datos de naturaleza pública. TIKI HUT PALOMINO no se hace responsable por daños derivados de información no veraz.

3. INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES: No se tratarán datos personales de niños y adolescentes, salvo datos de naturaleza pública. Se garantiza el respeto por sus derechos fundamentales. 

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: Los Datos Personales de huéspedes, visitantes y clientes en general se recopilan para (EJEMPLO: procesar, confirmar y proveer servicios y/o productos adquiridos. También se utilizan para promover y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, así como para fines administrativos internos y cumplimiento de obligaciones legales.)

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5. TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES, CONTRATISTAS, EMPLEADOS Y DEMÁS:

Los Datos Personales de proveedores, contratistas, empleados y demás se recolectan para cumplir con obligaciones legales y contractuales. Se utilizan también para fines administrativos internos, beneficios asociados a programas de lealtad y cumplimiento de requerimientos legales.

6. Al aceptar esta política, los titulares de los datos autorizan a TIKI HUT PALOMINO, arealizar el tratamiento de los mismos para los fines descritos.

7. AUTORIZACIÓN: Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales por parte de TIKI HUT PALOMINO se requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Este consentimiento puede manifestarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el Titular otorgó la autorización. En ningún caso el silencio será considerado como una forma válida de autorización. TIKI HUT PALOMINO ha implementado los mecanismos necesarios para obtener y verificar esta Autorización.

La autorización puede ser otorgada por el titular (EJEMPLO: a través de conversaciones de WhatsApp, página web, presencialmente)

8. EXCEPCIONES A LA AUTORIZACIÓN: Se requiere consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales por parte de TIKI HUT PALOMINO. Este consentimiento puede manifestarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas. No se considerará válido el silencio como forma de autorización.

Excepciones:

• Datos requeridos por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

9. FORMA DE RECOLECCIÓN DE LOS DATOS: Los datos personales, una vez autorizados por el Titular, se recolectan a través de diversos medios, como, por ejemplo: 

 

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• Conversaciones de WhatsApp. 

• Página web.

• Presencialmente.

La información se recopila de diferentes maneras, incluyendo:

• Mensajes enviados a través de plataformas en línea.

• Información verbal proporcionada directamente por el Titular.

• Imágenes y datos captados por cámaras de seguridad instaladas en nuestras instalaciones. 

Estos métodos aseguran que se capture la información necesaria de manera efectiva y con el consentimiento explícito del Titular.

 

10. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS: La persona o área encargada del tratamiento de los datos personales es ARMANDO BUENO MACIAS. Este encargado tiene la responsabilidad autónoma de gestionar los datos de los Titulares, garantizando la seguridad y el correcto tratamiento conforme a las políticas establecidas en este documento. El encargado se compromete a: 

• Proteger los datos contra accesos no autorizados.

• Asegurar la exactitud y actualización de la información.

• Utilizar los datos exclusivamente para los fines autorizados y conforme a la Ley 1581 de 2012. 

El manejo responsable y seguro de los datos personales es prioritario, cumpliendo siempre con las normativas legales y las mejores prácticas de protección de datos.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN: Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los Datos Personales tienen los siguientes derechos frente a TIKI HUT PALOMINO, responsable del tratamiento: 

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.

• Solicitar prueba del consentimiento otorgado, salvo cuando expresamente se exceptúe.

• Ser informado sobre el uso dado a sus Datos Personales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.

 

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• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no cumpla con los principios y garantías constitucionales y legales. 

• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales objeto de tratamiento. 

12. DEBERES DE TIKI HUT PALOMINO EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

 

PERSONALES: TIKI HUT PALOMINO se compromete a cumplir con los siguientes deberes según el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: 

• Garantizar al Titular el pleno ejercicio de sus derechos.

• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado. 

• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

• Tramitar las consultas y reclamos en los términos establecidos.

• Registrar la leyenda “Reclamo en Trámite” en la base de datos, según lo previsto.

• Insertar la leyenda “información en discusión judicial” cuando proceda.

• Abstenerse de circular datos bajo bloqueo ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Limitar el acceso a la información solo a las personas autorizadas.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad. 

 

13. DERECHO DE ACCESO: El Titular tiene el derecho de acceder y conocer si sus Datos Personales están siendo tratados, así como conocer el alcance y condiciones de dicho tratamiento. También puede solicitar la rectificación de datos inexactos o incompletos, y la  cancelación cuando los datos no se estén utilizando conforme a las finalidades legales o contractuales, o según lo dispuesto en esta Política. 

Para ejercer este derecho, TIKI HUT PALOMINO garantizará el acceso previa acreditación de la identidad del Titular, su representante o apoderado, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012. La solicitud deberá incluir la siguiente información:

• Nombres y apellidos.

• Tipo de documento.

• Número de documento.

• Teléfono.

• Correo electrónico personal.

• País.

• Asunto.

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Los clientes y usuarios pueden ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus Datos Personales enviando su solicitud al correo electrónico: Gerenciatikihuthostels@gmail.com, o a través de la página web www.tikihutpalomino.co, o por teléfono al 3147942970, conforme a lo establecido en esta Política.

14. RESPUESTA A CONSULTAS: Todas las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. En caso de no ser posible responder dentro de este plazo, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, indicando los motivos de la demora y estableciendo una nueva fecha límite que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Esta política y el procedimiento de consultas también se aplicarán a los datos registrados por las cámaras de seguridad del HOSTEL. Por lo tanto, los clientes que deseen acceder a dichas grabaciones deberán seguir este procedimiento y ajustarse a los plazos establecidos.

15. RECLAMOS: De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus representantes legales que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que observen presuntos incumplimientos de los deberes establecidos en la misma Ley, pueden presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento. El proceso se regirá por las siguientes normas:

• El reclamo debe presentarse utilizando los formatos dispuestos por TIKI HUT

PALOMINO en su registro hotelero. Si el reclamo recibido no contiene la información completa necesaria para su trámite (incluida la identificación del 

Titular, la descripción de los hechos que motivan el reclamo y la dirección correspondiente), se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes  a su recepción para que subsane las deficiencias. Si no se recibe la información requerida en un plazo de dos (2) meses desde el requerimiento inicial, se entenderá que el solicitante ha desistido del reclamo. 

• Una vez recibido el reclamo completo, TIKI HUT PALOMINO incluirá en su base dedatos la leyenda “reclamo en trámite” y especificará el motivo, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que se decida el reclamo.

• El plazo máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no es posible resolverlo dentro de este plazo, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo inicial, indicando

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los motivos de la demora y estableciendo una nueva fecha límite que no podrá exceder los ocho (8) días hábiles siguientes.

• En casos de reclamos por suplantación de identidad, TIKI HUT PALOMINO informará al Encargado del Tratamiento para que se incluya la leyenda correspondiente respecto al Titular y se cumplirá con las obligaciones relacionadas con la  suplantación. El Responsable del Tratamiento deberá realizar el procedimiento correspondiente para determinar si procede la eliminación de la información, tanto  positiva como negativa. Si después del procedimiento no se elimina la información, el Titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que esta se pronuncie.

 

16. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS: El Titular o su representante pueden solicitar en cualquier momento y de manera gratuita a TIKI HUT PALOMINO la rectificación, actualización o  supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión solo pueden ser ejercidos por: 

• El Titular o sus representantes legales, previa acreditación de su identidad, o mediante instrumentos electrónicos que permitan verificar su identidad. 

• En caso de ser presentada por una persona distinta al Titular y no se acredite la representación correspondiente, la solicitud se considerará no presentada. Las solicitudes de rectificación, actualización o supresión deben realizarse a través de los medios habilitados por TIKI HUT PALOMINO indicados en esta política, e incluir como mínimo la siguiente información: 

• Nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

• Documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación del solicitante. 

• Descripción clara y precisa de los Datos Personales sobre los cuales se busca ejercer alguno de los derechos.

• Otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

• Indicación de las correcciones a realizar y documentación que avale la solicitud.

17. SUPRESIÓN DE DATOS Y/O REVOCACIÓN DE AUTORIZACIÓN: El Titular tiene el derecho, en cualquier momento, de solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando: 

• Considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

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• Haya transcurrido el periodo necesario para cumplir con los fines para los que fueron recogidos.

La solicitud de supresión de información o la revocación de la Autorización no procederá cuando:

• Exista un deber legal o contractual del Titular de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas relacionadas con obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos, o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente protegidos del  Titular, realizar acciones en función del interés público, o cumplir con obligaciones legalmente adquiridas por el Titular.

 

18. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: En cumplimiento del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, se han implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para asegurar los registros y prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

No obstante, el Titular asume los riesgos asociados con la entrega de información a través de internet, sujeta a variables como ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. Se emplearán los mejores esfuerzos tecnológicos para garantizar la seguridad de la información personal de los clientes y usuarios, utilizando métodos razonables y actuales para prevenir el acceso no autorizado, mantener la exactitud de los datos y asegurar el uso adecuado de la información.

 

19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA: Se reserva el derecho de realizar modificaciones o actualizaciones a esta Política en cualquier momento, para cumplir con novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos relacionados con la prestación de servicios o productos.

 

20. VIGENCIA: Esta Política entra en vigor de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012. La vigencia de las bases de datos mencionadas y los Datos Personales correspondientes se mantendrá conforme a los términos contractuales o legales de conservación de documentos aplicables.